O Núcleo de Gestão Documental e a Seção de Arquivo e Documentação do Tribunal Regional Federal da 5ª Região – TRF5 promoveram, nos dias 4 e 7 de abril, mais três oficinas do workshop “Classificação da temporalidade de documentos e processos físicos administrativos”. O treinamento foi voltado a servidores de diversas áreas da Corte, que passarão a atuar como multiplicadores desse conhecimento. Em março, a capacitação já havia sido oferecida a outras sete turmas e, até o momento, foram treinados 60 servidores de 30 setores diferentes. 

Desde a criação do TRF5, em 1989, até 2010, quando foi implementado o sistema Fluxus – posteriormente substituído pelo SEI – todos os documentos eram produzidos, despachados e arquivados em meio físico, ou seja, em papel. Parte desse acervo ainda se encontra em diversos setores do Tribunal, que somente poderão encaminhá-lo ao Arquivo após efetuar a devida classificação dos documentos. O trabalho deve ser feito de acordo com o Plano de Classificação e Tabela de Temporalidade da Justiça Federal, um instrumento de gestão documental estabelecido em resoluções do Conselho da Justiça Federal (CJF) e do Conselho Nacional de Justiça (CNJ). No processo de classificação, cada documento recebe um código de oito dígitos que define sua temporalidade, de acordo com o assunto abordado. 

A diretora do Núcleo de Gestão Documental, Lúcia Carvalho, explica que a intenção do treinamento é justamente ajudar as pessoas a classificar seus próprios documentos de forma correta, para que eles possam ser encaminhados para o Arquivo. Ela conta que os procedimentos variam conforme o caso: há documentos que permanecem por um tempo no próprio setor (arquivo corrente) e lá mesmo são eliminados; outros seguem para o arquivo intermediário, onde aguardam novo prazo até que recebam a destinação final. 

Lúcia Carvalho relata que a Seção de Arquivo e Documentação tem recebido, ao longo de muitos anos, diversos documentos sem nenhuma classificação. Hoje, essa seção reúne cerca de sete mil caixas de documentos administrativos, que precisam ser lidos, um por um, para serem classificados. “Já fizemos editais de eliminação de processos judiciais e de RPVs mas nunca de documentos administrativos”, assinalou. Esse treinamento é mais um passo para aperfeiçoar a gestão documental do Tribunal.